Invoice Scanner
Facturen van inbox naar boekhouding zonder handmatige invoer -- minder fouten, sneller betaald.
Plan een demoHet probleem
Handmatig facturen intikken kost een administratief medewerker 5-10 minuten per factuur. Bij 50-100 facturen per maand loopt dat op tot een volledige werkdag.
Invoerfouten leiden tot verkeerde kostenposten, dubbele betalingen en afwijkingen bij de BTW-aangifte. Fouten terugvinden kost meer tijd dan voorkomen.
Bonnetjes van medewerkers missen structuur en indeling. Handmatig verwerken van declaraties is arbeidsintensief en foutgevoelig.
Hoe het werkt
Factuur aanleveren
Via uploadportaal, e-mail-inbox (forward naar een vast adres) of directe koppeling met uw e-mailinbox. PDF, TIFF, JPG en Word-bestanden worden ondersteund.
OCR en dataextractie
AI extraheert leveranciernaam, IBAN, factuurnummer, factuur- en vervaldatum, regelomschrijvingen, subtotalen, BTW-bedragen en totaalbedrag.
Validatie en kostenpostherkenning
Het systeem vergelijkt het factuurtotaal met de optelsom van de regels en signaleert afwijkingen. Op basis van leverancier en omschrijving wordt automatisch een kostenpost voorgesteld.
Review door medewerker (optioneel)
Facturen met lage betrouwbaarheidsscore of nieuwe leveranciers worden ter review gepresenteerd. Uw medewerker bevestigt of corrigeert in de web-interface.
Doorboeken naar boekhouding
Na goedkeuring worden de factuurdata via API ingezet in Exact Online, AFAS, e-Boekhouden of als gestructureerd bestand voor uw accountant.
Wat zit erin
Volledig getrainde pipeline die facturen en bonnetjes verwerkt, inclusief scans van lage kwaliteit.
Eenvoudige aanlevering zonder technische kennis. Medewerkers forwarden facturen naar een vast adres.
Web-interface voor het reviewen en corrigeren van facturen met lage zekerheid voor livegang in de boekhouding.
Automatische koppeling van leveranciers en omschrijvingen aan uw rekeningschema.
Directe integratie met Exact Online, AFAS, e-Boekhouden of export als CSV/XML voor uw accountant.
Volledig overzicht van elke verwerkte factuur: ontvangen, geextraheerd, gereviewed, geboekt -- voor uw financiele audit.
Budget op aanvraag -- afhankelijk van omvang kennisbasis en integraties. Bespreek uw situatie via een Discovery.
In de praktijk
Een groothandel verwerkte circa 80 inkomende facturen per maand handmatig. Na implementatie van de Invoice Scanner werden 85% van de facturen automatisch verwerkt zonder tussenkomst. De administratief medewerker reviewt nu alleen de uitzonderingen en spendeert de vrijgekomen tijd aan crediteuren-beheer.
Voorbeeldsituatie op basis van vergelijkbare opdrachten
Veelgestelde vragen
Exact Online en e-Boekhouden out-of-the-box via hun officiele API. AFAS via REST API (vereist AFAS Online of InSite-module). Voor andere systemen (Unit4, Twinfield, Snelstart) exporteren we als gestructureerd CSV of UBL XML dat u zelf importeert. Directe koppeling is uitbreidbaar.
Bij nette PDF-facturen van bekende leveranciers ligt de nauwkeurigheid op 90-95%. Slecht gescande bonnetjes of facturen met afwijkende lay-outs scoren lager. Die worden automatisch voor menselijke review geflagd. Na een aanloopperiode van 2-4 weken leert het systeem uw leveranciers kennen en verbetert de score.
Ja. Het systeem herkent hoog (21%), laag (9%) en nultarief, en signaleert afwijkende of ontbrekende BTW-vermeldingen. Voor specifieke regimes (marge, KOR, ICL) configureren we aanvullende regels.
Ja. Bonnetjes van telefoon, pin-betalingen en kassabonnen worden ondersteund. Medewerkers fotograferen het bonnetje via een mobiele upload-link. Het systeem extraheert datum, bedrag en leverancier; de medewerker voegt het project of de kostenpost toe.
Nieuwe leveranciers of ongebruikelijke lay-outs worden herkend als laag-betrouwbaar en ter review gepresenteerd. Na correctie door uw medewerker leert het systeem de lay-out kennen. Leveranciers die u slechts eenmalig ontvangt, worden altijd gereviewed.
Klinkt dit als iets voor uw bedrijf?
We bouwen maatwerk AI-oplossingen die passen bij uw processen. Plan een vrijblijvend gesprek om de mogelijkheden te bespreken.